Strona głównaPoradyZarządzanie flotą a bezpieczeństwo danych: oto wszystko, co musisz wiedzieć!

Zarządzanie flotą a bezpieczeństwo danych: oto wszystko, co musisz wiedzieć!

-

Stosowanie kompleksowego monitoringu GPS pojazdów w zarządzaniu flotą z pewnością usprawni jej codzienne funkcjonowanie i pozwoli na obniżenie kosztów. Korzystanie z wszystkich funkcjonalności dotyczących kontroli nad pojazdami i kierowcami wiąże się jednak z koniecznością zbierania sporej ilości danych. Jak wygląda kwestia ich bezpieczeństwa?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych

W maju 2018 roku weszło w życie RODO, czyli rozporządzenie Unii Europejskiej o Ochronie Danych Osobowych. Zawiera ono przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych oraz akty prawne regulujące ich przepływ, na przykład na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Wszyscy przedsiębiorcy oraz inne podmioty gromadzące dane osobowe musiały dostosować się do nowych przepisów i zacząć kłaść większy nacisk na bezpieczeństwo danych wrażliwych. Wcześniej takie jednostki też oczywiście powinny były o to dbać, lecz bez przysłowiowego bata nad głową podejście do tej tematyki było o wiele luźniejsze.

Nowoczesne zarządzanie flotą a RODO

Wprowadzenie dyrektywy przyniosło dużo korzyści związanych z ochroną informacji, a zarazem uświadomiło społeczeństwu, jak ważne jest bezpieczeństwo danych. Wdrożenie monitoringu GPS w jednostce zarządzającej flotą samochodów czy ciężarówek wiąże się z dużo szerszym zakresem gromadzenia informacji niż zwyczajne zbieranie informacji o zatrudnionych pracownikach. 

Przestrzeganie przepisów RODO wynika tu bowiem dodatkowo z monitorowania służbowych pojazdów, czyli m.in. kontrolowania kierowców i ich pracy za pomocą danych geolokalizacyjnych. Stąd firmy prywatne oraz inne instytucje, którym samochody służą do realizacji swoich celów, korzystają z narzędzi do zarządzania flotą pojazdów, które są w pełni zgodne z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych.

Obowiązki informacyjne wynikające z RODO

Zarządzanie flotą pojazdów w firmie transportowej przy wdrożeniu monitorowania pojazdów flotowych jest w pełni legalne, gdy jest umotywowane konkretnymi powodami. Wśród nich można wskazać na konieczność zapewnienia organizacji właściwych standardów funkcjonowania i wykorzystywania narzędzi pracy oraz przestrzegania czasu pracy przez podwładnych. 

Pracodawcy zobowiązani są do poinformowania swoich pracowników monitoringu GPS pojazdów. Dodatkowo muszą wskazać, kto jest administratorem danych, jak długo będą one przechowywane oraz jakie związane z tym prawa przysługują załodze.

Tryb prywatny zatrzymujący śledzenie

Jeśli służbowe pojazdy są ponadto udostępniane podwładnym do celów prywatnych, to muszą oni również wyrazić zgodę na wdrożenie systemu monitoringu. Nie jest to jednak konieczne w przypadku korzystania z platformy Navifleet – posiada ona funkcję trybu prywatnego, pozwalającą wyłączyć śledzenie aktywności pojazdu i kierowcy w czasie osobistym. 

Opcja przełączania między trybem prywatnym a służbowym zabezpiecza przed śledzeniem prywatnych przejazdów, będąc dodatkowo dla pracodawców skutecznym narzędziem do rozliczania kursów. Uruchomienie tego narzędzia powoduje zaprzestanie monitorowania lokalizacji pojazdu, stąd brak widocznych w systemie danych z przejazdów, które nie będą widniały w historiach tras i raportach.

Korzyści z zarządzania flotą w myśl przepisów

Po stronie atutów, które docenią kierowcy, warto wskazać na poczucie prywatności w czasie poruszania się służbowym pojazdem poza godzinami pracy. Pracodawcy zaoszczędzą sporo czasu — na przykład na tworzeniu dokumentacji czy późniejszym anonimizowaniu danych. 

Dla firm posiadających flotę samochodową monitoring pojazdów flotowych w czasie pracy dla jednostek zatrudniających ma jeszcze dodatkowy atut. Pracownicy, wiedząc, że ich praca za kółkiem jest monitorowana, będą musieli dać z siebie więcej. Podsumowując, można śmiało stwierdzić, że zarządzanie flotą przy przestrzeganiu RODO jest nie tylko możliwe, lecz także korzystne.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

POPULARNE

mandat z czech czy płacić

Jak zapłacić mandat z Czech?

0
Bardzo wielu kierowców przekraczając granicę Polski i wjeżdżając do innych państw, nie zastanawia się nad tym, jakie kary mogą ich spotkać za przekroczenie przepisów...

OSTATNIE POSTY